Fuar organizasyonlarının diğer seyahatlerden en önemli farkı erken rezervasyon ve erken satın alımdır. Yurt dışı fuar organizasyonları yaklaşık bir yıl önceden yeri ve tarihi belli olan organizasyonlardır. Dünyanın birçok yerinden fuarın yapılacağı şehre binlerce iş adamları gelir. Fuarın gerçekleştiği tarihte o şehirdeki otel fiyatları ve o şehre uçan havayollarının bilet fiyatları üç-dört katına çıkar, bu sebeple erken satın alım ciddi fiyat avantajı sağlar. Bir diğer önemli konu da konaklamadır. Yanlış lokasyonda bir otel seçimi tüm gün fuar alanında yorulan kişilerin seyahatinin verimsiz geçmesine sebep olur. Erken tarihte rezervasyon ve doğru konumda bir otel en önemli farklar olarak sayılabilir.

Yurt dışı fuar turları uçak bileti, konaklama hizmetleri, havalimanında karşılama, havalimanı ile otel arasındaki transferleri, günlük fuar alanı ile otel arasındaki transferleri, fuar giriş biletlerini ve stand görevlisine ilişkin personel ihtiyacını karşılar. Vize hizmetleri ve seyahat sigortası hizmeti de sunar. Bir firmanın stand hizmeti dışında kalan diğer tüm turizm hizmetlerini kapsar.

Yurt dışı fuar turu satın alırken internet üzerinden rezervasyon yapılabilir. Ancak internet üzerinden rezervasyon, fuar dönemlerinde önerilmiyor. Yüksek doluluk oranı sebebiyle, misafir otele gittiğinde çeşitli sıkıntılarla karşılaşabiliyor. Öncelikle garantili ve güvenilir bir kaynaktan rezervasyon yapmaya özen gösterilmeli. Bu işi profesyonel departman bazında yapan acentalarla çalışılması gerekiyor. Büyük turizm şirketleri otellerin konum seçimini doğru yapamayabilir. Profesyonel fuar departmanları fuarın gerçekleşeceği şehirde doğru lokasyonda seçim yapabilirler. Uçak saatleri konusunda da giden kişi dikkatli olmalı. Aktarmalı uçuşlar tercih edilmemeli, sabah gidiş akşam dönüş şeklinde uçuşlar tercih edilmeli.

Yurt dışı fuar seyahatlerinde Ekonomi Bakanlığı ve KOSGEB masrafların yüzde 70’ini karşılıyor. Ziyaretçi giden firmalar için de fuar organizasyonlarında tüm fuar masraflarının yüzde 50’si KOSGEB tarafından firmalara geri ödeniyor.

Milli katılım, Ekonomi Bakanlığı’nın belirlediği fuarlara ülke olarak katılım gösterilen, resmi heyetlerin de iştirak ettiği fuarlardır. Bireysel katılım ise firmaların pazar araştırması yapmak, satış ve ihracatı artırmak amacıyla olarak katıldıkları fuarlardır.

Ekonomi Bakanlığı milli katılımlı fuarlarda stand açan firmaların stand ücretlerini ve uçak biletlerini yüzde 70’e varan ölçüde karşılıyor. Destek alan harcamalar, ziyaretçi firmaların da konaklamalarını, uçak biletlerini, lokal servislerini, transferlerini, tercümanlık ve rehberlik hizmetlerini kapsıyor. Bireysel olarak ekstra harcamalar ve vize harcamalarını firmalar teşviksiz sağlamak zorunda.

Ziyaretçi firmalar yurt dışı fuar seyahatlerinde çoğunlukla KOSGEB teşviğinden faydalanıyorlar. Bunun için seyahat öncesinde bir başvuru formu dolduruluyor. Bütün işlemler online olarak gerçekleşiyor. KOSGEB desteğinden faydalanmak için iki önemli kriter var. Birincisi, fuara katılım göstermek veya ziyaretçi olmak. Diğeri de, bahsi geçen sektörle ilgili fabrika ziyareti veya tesis gezisi gibi bir saha etkinliğine dahil olmak. Bunları acentalar da organize edebiliyor. Firmalar dönüşte bu etkinliklere katıldıklarını beyan eden bir form dolduruyorlar ve takip eden üç ay içinde KOSGEB firmaların vereceği banka hesabına bu miktarı havale olarak gönderiyor.

Yurt dışı fuarlar firmalara global dünyada rakiplerini analiz etme, son yenilikleri yerinde takip etme ve sektörlerine ayak uydurabilme fırsatı veriyor. Rakiplerine karşı bir adım önde olma fırsatı tanıyor. Büyümekte olan firmaların yurt dışı fuarlarına katılımı ya da bu fuarları ziyareti başarı için kaçınılmaz.